Краткое руководство
- Все функции доступны через контекстное меню в каждом разделе.
- Если на предприятии оборудование ассоциируется с конкретными людьми, то можно внести их в раздел "Сотрудники", заполнив для полноты картины разделы "Отделы" и "Должности". В дальнейшем сотрудников можно будет вносить в графу "Ответственный" в свойствах экземпляров оборудования.
- Для указания размещения сотрудников и оборудования надо заполнить раздел "Помещения".
- В разделе "Склады" надо перечислить все места, где могут храниться расходники. В дальнейшем склад указывается как место прихода или оприходования расходных материалов. Также возможно перемещение расходников со склада на склад.
- В разделе "Контрагенты" перечисляются фирмы, являющиеся поставщиками расходников, или выполняющие ремонты техники.
- Все имеющееся на предприятии печатно-копирующее оборудование заносится в одноименный раздел. Внесены могут быть те модели оборудования, которые есть в "Общие разделы->модели оборудования". В базе версии 42 есть информация о порядка 100 моделях оборудования. Другие модели можно добавить самостоятельно.
- Все объекты, добавляемые в "Общие разделы" самостоятельно, везде в программе помечаются звездочкой.
- Если оборудование сдается в ремонт, информацию об этом также можно внести в программу. Незавершенные ремонты очень наглядно будут представлены. Пока эта информация более нигде в программе не используется. В дальнейшем планируется использовать ее для уточнения статистики расходов расходников, отображения статуса техники, а также статистики отказов оборудования в масштабе всех пользователей программы.
- При получении расходников информация об этом заносится в раздел "Приход материалов". Возможен "приход", т.е. покупка расходников с указанием даты и поставщика, а также "оприходование", т.е. констатация наличия расходников на складе (но уже никто не помнит, когда, у кого и почем их покупали). Оприходование обычно делается в процессе инвентаризации в начале учетного периода, чтобы количество на складе совпадало с реальным.
- Очень важный момент - приходование картриджей, которые упакованы по несколько штук (пока встречал у Epson и Xerox). Для корректного учета такой особенности расходников приходование делается по упаковкам, а все действия внутри предприятия, - по штукам. Пример. Приходуем картридж Epson black C13T007402 для Stylus Photo 1290. В упаковке две штуки. В приходе указываем количество - 1. В расходе в итоге должны оказаться две записи об установке этого картриджа, в каждой количество должно быть указано также - 1.
- При замене картриджа запись об этом делается в разделе "Расход материалов". При этом указывается конкретный экземпляр оборудования, дата и конкретный картридж, установленный в принтер.
- Если Вы желаете вести раздельный учет складов, то вносите их все в раздел склады, раздельно приходуете картриджи по этим складам, и можете перемещать картриджи между складами. Это делается в разделе "Перемещение материалов".
- Разделы "Наличие материалов" и "Запасы по моделям" - это отчеты. Информация в них появляется на основе данных, внесенных в другие разделы.
- "Общие разделы", - это база по оборудованию, расходникам и их совместимости. Часть данных внесена, остальную информацию можно внести самому. При указании совместимости картриджей в разделе "Модели картриджей" перечисляется совместимость со всеми указанными устройствами, а в приходе, расходе и перемещении материалов, - только с устройствами, используемыми на предприятии.
- При работе с диалогами цветовая индикация означает следующее: обязательные поля отмечены голубым, измененные поля отмечены зеленым, ошибки отмечаются красным.